La numérisation des documents d’archives, nonobstant de nombreux avantages, demeure somme toute un processus chronophage et particulièrement demandant pour les organisations qui s’en acquittent, telle que la Société d’histoire du Lac-Saint-Jean (SHLSJ) par le biais de son Service d’archives. 

« Ça demande beaucoup, beaucoup de temps », souligne d’emblée la directrice générale de la SHLSJ, Anne-Julie Néron. « Ça nous prendrait une personne à temps plein pendant 10 ans pour réussir à numériser toutes nos archives. »

Or, précise-t-elle, il n’y a que très peu de subventions offertes pour les services d’archives et, par extension, pour leurs besoins en numérisation.

« L’an passé, vu qu’on avait obtenu une subvention, on a pu payer quelqu’un pour numériser 7 700 photos, mais on doit constamment chercher de l’argent pour continuer le travail. » 

Anne-Julie Néron ajoute que « de façon générale, le financement gouvernemental est très limité pour les sociétés d’histoire, et les services d’archives, ce sont les plus sous-financés. On a des partenaires privés qui nous aident, mais souvent, ils vont préférer commanditer des programmes éducatifs, de la médiation culturelle entre les enfants et les aînés, des choses comme ça. »

Les archives de la SHLSJ contiennent près d’un million de photos. « Elles ne seront pas toutes numérisées, mais une bonne partie, oui. »

Le temps presse

Il devient par ailleurs pressant de procéder à la numérisation de certains documents, notamment de photos, du fait de leur lente, mais néanmoins inéluctable détérioration. La préservation de ces documents d’archives est l’un des principaux enjeux du Service d’archives de la SHLSJ.

« Il y a urgence dans la mesure où, si on ne les numérise pas [les documents], on va les perdre, pas demain, mais éventuellement », s’inquiète Anne-Julie Néron, rappelant que les archives de la SHLSJ constituent « la mémoire de toute une région ».

Pratique, mais pas miraculeux

Anne-Julie Néron soutient que le numérique présente aussi certaines contreparties.

« La préservation des archives actuelles, qui sont souvent numériques, c’est tout un enjeu aussi. »

L’enjeu, explique-t-elle, est plus précisément d’assurer une gestion efficace et adéquate des archives une fois qu’elles ont été numérisées.

« Par exemple, les organisations comme les municipalités utilisent de moins en moins de papier, tout est de plus en plus informatisé. Le problème que ça pose, c’est de savoir comment elles vont s’assurer de conserver les documents sur ordinateur qu’elles ont l’obligation de conserver. Et aussi, comment vont-elles s’assurer que ces documents-là sont facilement retrouvables à long terme?  »

C’est que les fichiers informatiques, malgré la praticité de leur format, peuvent tout autant être égarés que les documents papier. « Un document Word qu’on sauvegarde quelque part sur son ordinateur, on peut facilement en perdre la trace, tandis que les documents papier sont souvent plus faciles à trier et à répertorier. »

Anne-Julie Néron précise que les documents papier, si tant est qu’ils aient été imprimés sur du papier de qualité, peuvent se conserver jusqu’à 500 ans. En comparaison, la durée de conservation des données d’un disque DVD dépasse rarement les cent ans.